今日中に会議の資料を作らないといけないのにメールで追客の連絡をしていたらもうこんな時間……。毎月の会計処理に時間がかかりすぎる……。

仕事を効率的にこなしたいのに、日々の業務の中で上記のようなお悩みはどの会社にも、どんな社員にも、よほどの天才でない限り存在するのではないでしょうか。

そこで今回は、日々の手間を軽減してくれる「クラウドツール」についてお話しします！

今更聞けない「クラウドツールってなに？」

クラウドツール（クラウドサービス）は、簡単に言えばインターネットを経由してユーザーにサービスを提供するもののことです。

身近なものだと、スマホから写真や動画をアップロードして保存できるiCloudやGoogle Drive、Amazon Photosなども、クラウドサービスと呼ばれるものの中に入ります。

そんなクラウドサービスの中でも「業務改善に直結する」と評判のお役立ちツールを以下でご紹介します！

仕事の「面倒」を改善してくれるクラウドツール10選

Dropbox

Dropboxは、オンラインストレージサービスです。
Dropboxのアカウントを持っていない人ともデータの共有ができるため、現在誰かとデータを共有するために「毎回パスワード付きの圧縮ファイルをメールで送って、さらに追ってパスワードを知らせるメールを送っている」という作業を行なっている方にはぜひ使って欲しいツールです。

Dropbox https://www.dropbox.com/ja/

Chatwork

Chatworkはビジネスチャットツールです。
社外・社内を問わず、チャットやデータのやり取りが可能です。ビジネスチャットツールはたくさんありますが、筆者がいくつか使ってみて最も操作が簡単で直感的に使えると感じたのがこのChatworkでした。もちろん、弊社の社内やクライアントとのやりとりもChatworkを使用していますが、メールを送りあっていた頃と比べて格段に早くなりました。まずは社内のやりとりからお試ししてみてもいいのではないでしょうか。導入しやすいのでオススメです！

Chatwork https://go.chatwork.com/ja/

freee

freeeは、会計ソフトです。
新しく事業を始める（起業する）方、フリーランスで仕事をしている方などが気軽に導入できるため、好評のツールです。freeeを一番のメリットとしては、クレジットカードや銀行などの「すでにWeb上にある情報」をfreeeに直接取り込めるため、データを手入力する必要がないことが挙げられます。また、freeeのスマホアプリでレシートをスキャンすると、なんと画像を分析して文字をデータ化してくれます。他にも自動入力機能があったり、一度freeeに慣れてしまえばもう手書き管理やExcel管理には戻れなくなること必至です。

freee https://www.freee.co.jp/

CloudSign

CloudSignは、電子契約サービスです。
今までは紙に印鑑を押していた契約も、webで完結してしまえるという現代に合ったサービスです。毎回契約書を何枚も出力して、署名して郵送して返送を待って…という1～2週間かかるような一通りの契約に関わる流れも、web上で行えればすぐに完結。NTTやメルカリ、JTBなど、数多くの大手企業がすでにクラウドサインを導入しています。（2021年3月1日現在）

CloudSign https://www.cloudsign.jp/

Stock

Stockは、情報ストック、タスク管理に特化したツールです。
「チームの情報を最も簡単に残せるツール」というキャッチコピーの通り、複雑な操作を要するタスク管理ツールや情報ストックツールが多い中、とてもシンプルな操作感で使用できるため、ITにはあまり強くない人が多い会社でも導入しやすいツールになっています。チャットツール「Slack」と簡単に連携することができ、Stockで入力したタスクがSlackに通知されるため素早い対応ができるというのも便利なポイント。

Stock https://www.stock-app.info/

Todoist

Todoistはタスク管理ツールです。
とてもシンプルな使用感を保ちつつ、タスクをフォルダ分けできたり、テンプレート機能があったりと「かゆいところに手が届く」タスク管理ツールとして評判を呼んでいます。
「いろんなタスクツールを経て結果Todoistに落ち着いた」という人も多いため、個人的には筆者が今一番興味のあるツールです。

Todoist https://todoist.com/ja

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはコミュニケーションツールです。
コロナ禍でのテレワークで大活躍しているZoomのように、複数人でビデオ会議ができるものですが、一番の特徴はビジネスに欠かせないWord、Excel、PowerpointなどのMicrosoft365アプリとの連携ができること。ビジネスに必須のファイルが閲覧できるだけでなく、Teams上でWordやExcelのアプリを起動すれば、共同編集もできるという優れものです。

Microsoft Teams https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

SATORI

SATORIは、マーケティングオートメーション（MA）ツールです。
企業のホームページにSATORIを導入することで、まだ情報のない見込み顧客を把握することができます。「購買意欲が高まった見込み顧客」を割り出して、ホームページ上にプッシュ通知やポップアップなどを表示することでアプローチを自動的に行うことができるため、実際に企業の営業担当が動くのとは違った活動を行うことが可能です。SATORIを導入すると今までは見えていなかった顧客に対してアプローチしたり、ユーザーの動きを分析するため、「未来の顧客」に対して企業側が効果的に動くことができます。

SATORI https://satori.marketing/

kintone

kintoneは業務システム作成ツールです。
プログラミングのような専門知識がなくても、ブラウザ上で操作しながら自社にあった業務システムを開発できるというもの。kintoneの中にアプリを追加していくことで、案件管理、営業支援・日報・顧客管理など、とにかく業務に関わるあらゆる機能を使うことができるため、イメージ的には新しい自社だけのOSを入れるような感覚に近いかもしれません。できることが多い分、金額面での敷居は高めですが、自治体でkintoneを導入しているところもあるなど、抜本的に社内の業務改革を行いたい企業にはぴったりです。

kintone https://kintone.cybozu.co.jp/

まずははじめやすいタスク管理やチャットツールから

クラウドツールの難易度は、簡単なものからちょっと知識を必要とするものまで幅広く存在します。基本的にタスク管理やチャットツールはシンプルな使い方でクラウドツール入門編としてはぴったりです。

まずは社内での同僚とのやり取りにChatworkを導入してみる、日々手帳に書き込んでいるタスク管理をTodoistにしてみる、など気軽にできそうなところからチャレンジしてみましょう。

きっと、「仕事が早くなった！」「あんなに面倒な作業、どうしてしてたんだろう！」と思う日が来るはずです。

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